Key Message: Ein Unfall, eine schwere Krankheit oder ein Schlaganfall – plötzliche Handlungsunfähigkeit eines Unternehmers / einer Unternehmerin oder eines Gründers / einer Gründerin kann selbst etablierte Unternehmen ins Wanken bringen. Besonders betroffen sind Einzelunternehmen, «Einpersonen-Aktiengesellschaften» und Start-ups sowie kleine und mittlere Unternehmen. Oft fehlt die rechtzeitige Vorsorge, um den Betrieb fortzuführen, Kundenbeziehungen zu erhalten und finanzielle Stabilität zu gewährleisten.
In diesem Beitrag erfährst du, welche Risiken bestehen, welche Massnahmen du ergreifen solltest und wie eine gezielte Planung nicht nur dein Unternehmen schützt, sondern auch Vertrauen bei Kunden und Partnern schafft.
Eine übersichtliche Checkliste mit den wichtigsten Punkten, an die jeder Unternehmer denken sollte, damit das Unternehmen handlungsfähig bleibt, kannst du hier per E-Mail mit dem Betreff «Checkliste Handlungsunfähigkeit Unternehmen» bestellen.
1. Das Risiko plötzlicher unternehmerischer Handlungsunfähigkeit: Was steht auf dem Spiel?
Die schweizerische Unternehmenslandschaft ist geprägt von Mikro- und Kleinunternehmen. Davon gibt es in der Schweiz über 608’000, hingegen nur etwas mehr als 10’000 mittlere und grosse Unternehmen (Statistik der Unternehmensstruktur STATENT, Stand: 22.08.2024). Ein Grossteil dieser Mikro- und Kleinunternehmen wird als Einzelunternehmen, AG oder GmbH geführt – mit einer Besonderheit: Häufig vereint eine einzige Person die Rolle der Inhaberin und Geschäftsführerin in «Personalunion». Dabei ist diese Person auch die einzige gesetzlich vertretungsberechtigte Person. Oft fehlt es auch an rechtsgeschäftlichen Vertretungen.
Diese Führungsstruktur ermöglicht zwar kurze Entscheidungswege, hohe Flexibilität und die volle Kontrolle des Inhabers, birgt jedoch ein enormes Risiko. Kommt es durch einen Unfall, eine schwere Krankheit oder einen Schlaganfall zur Urteilsunfähigkeit des Inhabers, trifft das nicht nur die private, persönliche Ebene und die Familie schwer. Auch das Unternehmen wird operativ unmittelbar handlungsunfähig – der Betrieb steht damit häufig von heute auf morgen (fast) still und innert weniger Tage/Wochen ergeben sich grosse Probleme für einfachste Geschäftsabwicklungen (Ebanking-Aufträge, Offerten ausstellen usw.). Wer kann die Aufgaben übernehmen, wenn der Inhaber und Geschäftsführer ausfällt? Wer hat Zugriff auf die Konten und sichert die termingerechte Auszahlung der Löhne? Wer unterschreibt Verträge?
Neben der operativen Blockade besteht auch ein gesellschaftsrechtliches Problem: Das Unternehmen leidet an einem Organisationsmangel. Das Gesetz (Obligationenrecht) verlangt nämlich mindestens ein vertretungsberechtigtes Mitglied des Verwaltungsrats, doch mit dem Unternehmer fällt das einzige Mitglied des Verwaltungsrats gerade aus. Nicht nur kann der Verwaltungsrat nicht mehr handeln, weil der Unternehmer auch Alleinaktionär ist, können auch keine Generalversammlungen mehr abgehalten werden und der Verwaltungsrat kann entsprechend nicht mehr neu berufen werden. Die Stimmrechte können in der GV nicht mehr ausgeübt werden.
Wichtig: Solche Risiken bestehen genau gleich auch für Unternehmen, die nur durch zwei Personen mit Kollektivzeichnungsberechtigung vertreten werden können. Fällt eine Person aus, ist das Unternehmen ebenfalls handlungsunfähig.
2. Ohne proaktive Lösung: die gesetzliche «Lösung» ist langsam und unsicher
Die Gefahr, dass die Erwachsenenschutzbehörde (ESB) eingreift, wenn ein urteilsunfähiger Unternehmer seine Angelegenheiten nicht mehr selbst besorgen kann, ist hoch. Denn, selbst wenn der Unternehmer verheiratet ist, kann die/der Ehepartner nur die alltägliche Vermögensverwaltung vertretungsweise vornehmen. Das Führen eines Unternehmens gehört allerdings gerade nicht dazu. Die ESB errichtet dann in der Regel eine Beistandschaft, was eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt. Als Beistand werden regelmässig Person berufen, welche nicht über die notwendigen Branchen-Kennnisse, das unternehmerische Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um ein Unternehmen zu führen, weil hier die Unternehmensinteressen nicht im Vordergrund stehen. Ausserdem muss der Beistand für zentrale Geschäfte, wie zum Beispiel der Verkauf des Unternehmens oder Liegenschaften des Unternehmens, ohnehin die Einwilligung der ESB einholen. Ein allfälliger Käufer des Unternehmens dürfte diese Geduld nicht aufbringen, zu unsicher und zu lange dauert ein solcher Prozess. Die gesetzliche Lösung ist daher träge und hindert das unternehmerische Fortbestehen. Neben der ESB wird auch das Handelsregister tätig, um den Organisationsmangel zu beheben. Dem Unternehmen wird eine Frist gesetzt, um den Mangel zu beheben. Mangels vertretungsberechtigter Personen wird letztlich ein Gericht angerufen. Die Liquidation des Unternehmens ist dann der letzte Schritt.
Ferner ist die Ausübung des Verwaltungsratsmandat im Unternehmen personenbezogen. Das heisst, dass weder der Ehepartner noch ein Beistand dieses Mandat vertretungsweise ausüben kann.
Mit geeigneten und einfachen Vorkehrungen kann rechtzeitig vorgesorgt werden. Verschiedene Instrumente auf der persönlichen, gesellschaftsrechtlichen/operativen Unternehmensebene sichern die Handlungsfähigkeit des Unternehmens.
3. Lösungsmöglichkeiten auf der persönlichen Ebene des Unternehmers
a. Vorsorgeauftrag
Mit einem Vorsorgeauftrag kann ein Unternehmern eine oder mehrere natürliche oder juristische Personen beauftragen, im Falle seiner Urteilsunfähigkeit für ihn die Personen- und Vermögenssorge sowie die Vertretung im Rechtsverkehr zu übernehmen. Mit der Errichtung eines Vorsorgeauftrags kann der Unternehmer selbst und frei bestimmen, wer sich seiner Angelegenheiten annimmt. Dabei sollte der Unternehmer die einzelnen Aufgaben, welche er bestimmten Personen überträgt, genau beschreiben und dabei auch deren Kompetenzen regeln. Das bedeutet, dass der Unternehmer zum Beispiel seine Ehefrau im Vorsorgeauftrag mit der Wahrung ihrer Mitgliedschafts- und Vermögensrechte als Aktionär oder Gesellschafter beauftragen kann. Er kann bei dieser Beauftragung auch gleich konkrete Weisungen erteilen, zum Beispiel wer als Mitglied des Verwaltungsrats an seiner Stelle gewählt werden soll und wer nicht.
Der Vorsorgeauftrag erlangt nur Gültigkeit, wenn er formrichtig erstellt wurde. Entweder wird der Vorsorgeauftrag vollumfänglich handschriftlich durch den Unternehmer verfasst und unterschrieben (also wie ein Testament) oder der er wird öffentlich beurkundet. Bei Eintritt der Urteilsunfähigkeit muss die ESB den Vorsorgeauftrag prüfen und dann in Kraft setzen (sog. validieren).
b. Vollmacht
Der Vorsorgeauftrag kann auch mit einer Vollmacht (sog. Stellvertretung) zugunsten einer vertrauenswürdigen Person ergänzt werden. Die Vollmacht muss aber so ausgestellt werden, dass sie «über den Eintritt der Handlungsunfähigkeit hinaus» gilt. Zu empfehlen ist, dass die Vollmacht zum Vorsorgeauftrag hinzutritt, zumal während des Validierungsprozesses des Vorsorgeauftrags durch die ESB eine gewisse Unsicherheit bestehen kann. In der Regel werden durch die Vollmacht und den Vorsorgeauftrag dieselben Personen zur Vertretung berufen. Eine Abstimmung der beiden Instrumente ist unerlässlich, andernfalls drohen zusätzliche Konflikte und Risiken.
Der Unternehmer kann die Vollmacht zugunsten einer Person ausstellen, die er dauernd an der Generalversammlung vertreten soll. Der Unternehmer sollte dabei der der zur Vertretung berufenen Person ausdrücklich die folgenden Befugnisse erteilen:
- Abstimmung über die (Neu-)Besetzung des Verwaltungsrats;
- Recht zur Antragsstellung;
- Einberufung zur Generalversammlung (wenn der Unternehmer Alleinaktionär ist), weil dadurch eine Universalversammlung abgehalten werden kann.
Ferner kann der Unternehmer der zur Vertretung berufenen Person in der Vollmacht Weisungen hinsichtlich der Ausübung des Wahlrechts erteilen, mithin welche Person als Mitglied des Verwaltungsrats gewählt werden soll.
Die Vollmacht kann aber auch als Generalvollmacht ausgestaltet werden. Jedenfalls sollte die bevollmächtigte Person aber ausdrücklich zur Vornahme von Geschäften mit besonderer, grosser Tragweite ermächtigt werden. Solche Geschäfte sind zum Beispiel Grundstückgeschäfte, Prozessführung oder die Aufnahme von Darlehen.
Bei der Vollmacht ist aber Vorsicht geboten. Wird die Vollmacht so ausgestellt, dass sie erst dann greift, wenn der Unternehmer handlungsunfähig wurde, verlangen neuere Lehrmeinungen, dass die Vollmacht den Formvorschriften des Vorsorgeauftrags entspricht. Eine solche Vollmacht müsste daher ebenfalls vollständig von Hand verfasst werden. Anders verhält es sich, wenn die Vollmacht so errichtet wurde, dass sie bereits dann gilt, wenn der Unternehmer noch handlungsfähig ist und weitergelten soll, wenn er handlungsunfähig wird (sog. Weitergeltungsklausel). In diesem Fall kann die Vollmacht sogar formfrei ausgestaltet werden. Schriftlichkeit ist aber – nur schon aus Beweisgründen – unumgänglich.
Stets zu bedenken ist, dass Banken häufig nur ihre eigenen Formulare für das Erteilen einer Vollmacht akzeptieren. Das sollte vor Erteilung einer Vollmacht für Bankgeschäfte unbedingt abgeklärt und berücksichtigt werden.
4. Lösungsmöglichkeiten auf der gesellschaftlichen Ebene
a. Organisationsstruktur
Der Unternehmensinhaber und Alleinaktionär kann weitere Personen in den Verwaltungsrat wählen. Dadurch erweitert sich die der Kreis der gesetzlich vertretungsberechtigten Personen automatisch. Den neuen Mitgliedern des Verwaltungsrats kann dabei eine Kollektivunterschrift zu zweien erteilt werden, um eine gewisse Kontrolle zu ermöglichen. Damit die Kollektivunterschrift zu zweien aber auch gegen aussen und damit gegenüber Dritten wirksam ist, muss dies im Handelsregister eingetragen werden.
Hat ein Unternehmer und Alleinaktionär eine Vollmacht zu seiner Vertretung an der Generalversammlung des Unternehmens erstellt, kann der Vertreter im Falle der Handlungsunfähigkeit des Unternehmers eine Universalversammlung abhalten und eine oder mehrere Personen in den Verwaltungsrat wählen. Dadurch kann der Organisationsmangel rasch und im Sinne des Unternehmers behoben werden.
b. Zeichnungsberechtigungen: Rechtsgeschäftliche Vertretung
Durch die Erteilung von Handlungsvollmachten kann das Tagesgeschäft, und damit die operative Ebene des Unternehmens, abgesichert werden. So kann zum Beispiel eine Prokura erteilt werden.
Die Prokura wird im Handelsregister eingetragen und geht weiter als andere gesetzliche Handlungsvollmachten. Ein Prokurist ist namentlich dazu befugt, für das Unternehmen alle Rechtshandlungen vorzunehmen, die der Zweck des Gewerbes oder Geschäfts mit sich bringen. Dem Prokuristen kann auch eine Kollektiv-Prokura erteilt werden. Die notwendige Eintragung in das Handelsregister der Prokura schafft gegenüber Vertragspartnern des Unternehmens oder anderen Dritten Vertrauen, was gerade in Situationen, in denen der Unternehmer selbst nicht handeln kann, entscheidend sein kann. Im (gesellschaftsinternen) Verhältnis zwischen dem Unternehmer und dem Prokuristen kann die Prokura zwar beschränkt werden, diese Einschränkungen greifen aber im Aussenverhältnis nicht. Dort ist der Eintrag im Handelsregister entscheidend.
Der Unternehmer kann auch andere Handlungsvollmachten, welche das Gesetz vorsehen, erteilen. Diese Handlungsbevollmächtigten können allerdings im Rahmen der Handlungsvollmacht nur jene Rechtshandlungen vornehmen, welche der Betrieb des Geschäfts gewöhnlich mit sich bringt.
Willst du noch mehr über die Vertretung deines Unternehmens gegenüber Dritten erfahren? Dann lies unseren Blogbeitrag über die Vertretung deines Unternehmens gegenüber Dritten.
5. Vorsorge mit System: Planung und wo finden deine Angehörigen und Geschäftspartner die notwendigen Unterlagen, wenn’s «brennt»?
Sobald Personen für eine Vertretung (mittel Vollmacht) oder zur (Ersatz-)Wahl als Mitglied eines Verwaltungsrats vorgesehen sind, sollten deren Verfügbarkeit und Bereitschaft geklärt werden. Diese Personen sollten willens und bereit sein, allfällige Mandate bei Berufung auch wirklich anzunehmen. Deren langfristige Absichten und Integrität darf dabei ebenfalls nicht ausser Acht gelassen werden.
Häufig geht bei den Vorkehrungen auf der persönlichen und gesellschaftlichen Ebene ausserdem der eigentliche Zugang zu den relevanten Dokumenten und Informationen vergessen. Die beste Vorsorge nützt nichts, wenn die Unterlagen nicht auffindbar oder in einem Bankschliessfach verstaut sind, zu dem nur der (nun handlungsunfähige) Unternehmer Zugang hat. Mit einem Notfallordner kann auch auf dieser praktischen Ebene vorgesorgt werden.
Im Notfallordner können zum Beispiel die relevanten Unterlagen und Informationen selbst abgelegt werden oder es kann die Hinterlegungsstelle aufgeführt werden. Namentlich können rechtlich relevante Dokumente, wie die Vollmacht zur Stimmrechtsausübung in der Generalversammlung oder der Vorsorgeauftrag, bei einem Anwalt oder einem Treuhänder aufbewahrt werden. Die Hinterlegungsstellen stellen dann sicher, dass nur die befugten und eingesetzten Personen die entscheidenden Dokumente ausgehändigt erhalten.
Sobald die berufenen Personen ihre Führungsfunktion ausüben werden, sollten sie ausserdem rasch zu folgenden Informationen Zugang erhalten: Bankzugang (z.B. Ebanking), Businessplan, Organigramm, Versicherungspolicen, Vermögensaufstellung über Verbindlichkeiten, Kontakte zu wichtigsten Lieferanten und Zulieferer sowie weitere Partner und IT-Backup. Schliesslich sollte bereits im Voraus der Zugang zur IT-Infrastruktur des Unternehmens sichergestellt werden und Schlüsselpersonen im Unternehmen sollten ebenfalls über die Notfallplanung informiert werden.
Zu guter Letzt darf nicht vergessen werden, die Notfallplanung regelmässig zu prüfen und neuen Gegebenheiten anzupassen. Allenfalls müssen neue Vollmachten erteilt und alte widerrufen werden.
6. Fazit: Vorsorge ist Führungssache
Plötzliche Handlungsunfähigkeit kann viele Unternehmen treffen. Mit einer klaren Vorsorge und einer durchdachten Notfallplanung lässt sich die Unternehmensführung auch in Krisensituationen meistern.
Eine umfassende unternehmerische Vorsorge sollte auch für das Risiko Tod getroffen werden. Diesbezüglich ist für ein Unternehmer eine umfassende Nachlassplanung unumgänglich, stellen sich dabei doch – neben den gesellschaftsrechtlichen Themen – weitere Fragen im Rahmen des Familien- und Erbrechts.
