In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt gewinnt das Konzept der Workation – also die Verbindung von Arbeit und Urlaub bspw. in einer Feriendestination – immer mehr an Beliebtheit. Mitarbeitende schätzen die Flexibilität, an inspirierenden Orten zu arbeiten, während Unternehmen davon profitieren können, motivierte und produktive Teams zu fördern. Doch welche rechtlichen und organisatorischen Aspekte müssen Unternehmen als Arbeitgeber beachten, um Workation oder "Remote Work Everywhere" zu ermöglichen?
Grundsätzlich erlaubt, aber sauber regeln
Rechtlich ist Workation oder Remote Work von jedem Ort der Welt grundsätzlich erlaubt. Doch es gibt einige wichtige Punkte, die Unternehmen beachten müssen. Denn während Flexibilität und Freiheit für Arbeitnehmende im Vordergrund stehen, müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Dazu gehören insb.:
- Datenschutz: Der Schutz sensibler Unternehmens- und Kundendaten muss auch bei einer Workation oberste Priorität haben. Das Arbeiten in Coworking Spaces oder von öffentlichen Orten aus birgt Risiken, die mit klaren Vorgaben minimiert werden können.
- Arbeitsschutz: Auch bei einer Workation ist sicherzustellen, dass die Arbeitsbedingungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Klare Vereinbarungen zu Arbeitszeiten und genutzten Kommunikationskanälen sind daher essenziell.
- Steuerrechtliche Aspekte (dazu gleich mehr)
Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte bei längeren Workations
Ab einer gewissen Dauer einer Workation können steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen eintreten. Bei einem längeren Aufenthalt von Arbeitnehmenden in einem anderen Land können insb. folgende Aspekte relevant werden:
- Steuerpflicht: Mitarbeitende könnten in dem Land, in dem sie arbeiten, steuerpflichtig werden. Dies betrifft sowohl die Einkommensteuer als auch möglicherweise die Arbeitgeberpflichten wie bspw. die Entrichtung von Lohnsteuern vor Ort oder die Erfassung des Unternehmens als steuerliche Betriebsstätte im Gastland.
- Sozialversicherung: Die Regelungen zur Sozialversicherung sind von Land zu Land unterschiedlich. Als Faustregel gilt: Ab einem Arbeitsaufenthalt im Ausland von mehr als drei Wochen im Jahr können unterschiedliche Bescheinigungen notwendig sein, um die Weiterführung der Sozialversicherung in der Schweiz sicherzustellen, und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen im Ausland eintreten. Arbeitgeber sollten sich daher frühzeitig informieren und sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
Klare Regeln für Workation aus Sicht eines Arbeitgebers
Um eine reibungslose Umsetzung von Workation und Remote Work Everywhere zu gewährleisten, ist es ratsam, ein unternehmensspezifisches Reglement zu erstellen. Dieses sollte alle relevanten Aspekte abdecken, darunter:
- Genehmigungsprozess: Wie und durch wen wird eine Workation beantragt und genehmigt?
- Datenschutz und IT-Sicherheit: Welche Anforderungen gelten bei der Nutzung von Firmengeräten und -daten?
- Maximale Dauer und Länderregelungen: Welche Grenzen gelten hinsichtlich der Dauer und der Länder, in denen Remote Work erlaubt ist?
Wir haben eine Checkliste für Arbeitgeber erstellt, die euch helfen kann, alle wichtigen Punkte bei der Planung und Umsetzung einer Workation zu berücksichtigen. Mit dieser Checkliste könnt ihr sicherstellen, dass nichts übersehen wird – von rechtlichen Anforderungen bis hin zu organisatorischen Details.
Sofern ein Personalreglement besteht, können die Regeln zu Workation natürlich auch direkt darin integriert wreden.
Fazit und Take Away
Workation und Remote Work Everywhere bieten grosse Chancen – für Unternehmen wie für Mitarbeitende. Um diese Potenziale optimal zu nutzen, braucht es jedoch klare Regelungen und eine strukturierte Herangehensweise. Unser Reglement und unsere Checkliste bieten dir die perfekte Grundlage, um Workation in eurem Unternehmen erfolgreich zu gestalten.
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