Im kürzlich erschienen Beitrag (Software Escrow: Chancen und Risiken für Softwareanbieter) haben wir das Thema Software Escrow aus Sicht des Softwareanbieters beleuchtet. Heute wenden wir uns der Perspektive des Softwarekunden zu und erklären, welche Risiken beim Abschluss eines Software Escrow Agreements bestehen, wie sich Kunden absichern können und wann ein Software Escrow wirklich notwendig ist.
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Was ist Software Escrow und welche Gefahren bestehen dabei?
Software Escrow bezeichnet die Hinterlegung des Quellcodes bei einem unabhängigen Treuhänder (Escrow Agent), um Softwarekunden bei Ereignissen wie Konkurs des Anbieters oder Einstellung des Supports Zugriff zu ermöglichen.
Die wichtigsten Themen für Kunden im Zusammenhang mit Escrow Agreements
Für Kunden von Softwarelösungen kann die Vereinbarung eines Software Escrow Agreements Vorteile bringen, aber das Agreement muss die Interessen sauber abdecken. Die Hauptprobleme liegen vor allem in der Art und Weise, wie der Quellcode und andere essenzielle Materialien hinterlegt und später genutzt werden. Zudem muss häufig der Kunde für die Hinterlegung bezahlen, daher sind die Kostenfolgen im Voraus genau zu analysieren. Die wichtigsten Punkte aus Sicht des Softwarekunden, die es zu beachten gilt, sind:
- Eingeschränkter Zugang zum Quellcode: Ein Escrow Agreement garantiert nicht unbedingt, dass der Kunde jederzeit uneingeschränkten Zugang zum Quellcode oder zu den notwendigen Materialien hat. Die Zugriffsrechte sind oft an bestimmte Bedingungen geknüpft, die schwer verständlich sein können. Missverständnisse über die Auslösekriterien für den Zugang zum Quellcode können zu unerwünschten Verzögerungen oder Problemen führen.
- Unklarheiten bei der Nutzung: Selbst wenn der Zugang zum Quellcode im Falle eines Auslösens gewährt wird, können rechtliche Unsicherheiten auftreten, wenn die Verwendung des Quellcodes nicht klar geregelt ist. Kunden könnten in eine Situation geraten, in der sie den Quellcode nur eingeschränkt verwenden dürfen – etwa nur für Wartungszwecke und nicht zur Weiterentwicklung oder Fehlerbehebung.
- Mangelnde Aktualisierung: Ein weiteres Risiko für Softwarekunden ergibt sich, wenn der Escrow Agent den Quellcode nicht regelmässig aktualisiert. Wird ein Software-Update nicht hinterlegt, könnten Kunden im Falle eines Zugriffs auf den Quellcode mit einer veralteten Version arbeiten müssen, was zu Problemen bei der weiteren Nutzung oder Integration führt.
- Kosten: Der Escrow Agent verlangt für seine Dienste einen Preis, welcher häufig der Softwarekunde bezahlen muss. Hier ist zu beachten, dass teilweise neu eingereichte Updates zu Kosten führen. Der Kunde muss die Kostenfolgen daher genau analysieren.
Die Absicherungsmöglichkeiten für Softwarekunden
Für Softwarekunden stellt sich die Frage, wie sie ihre Interessen im Zusammenhang mit einem Software Escrow Agreement wahren können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, sich abzusichern:
- Präzise vertragliche Regelungen: Softwarekunden sollten darauf achten, dass das Escrow Agreement klare und unmissverständliche Auslösekriterien enthält, die den Zugang zum Quellcode bei Bedarf ermöglichen. Gut wäre zudem eine Regelung, unter welchen Umständen der Kunde auf die Software zugreifen kann, um seine Geschäftsprozesse fortzuführen. Eine detaillierte Beschreibung der Nutzungsmöglichkeiten des Quellcodes im Falle des Zugriffs ist ebenfalls unerlässlich.
- Zugangskontrollen und Rechte: Der Vertrag sollte eindeutig festlegen, wer im Notfall auf den Quellcode zugreifen kann und in welchem Umfang dieser verwendet werden darf. Dem Kunden empfiehlt es sich, dass er nicht nur den Quellcode erhält, sondern auch die Rechte zur Fehlerbehebung und zur Weiterentwicklung hat – so wird die langfristige Nutzung der Software garantiert.
- Regelmässige Aktualisierungen: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass der hinterlegte Quellcode stets auf dem neuesten Stand ist. Im Vertrag ist sicherzustellen, dass der Quellcode nach jedem Update oder Release der Software aktualisiert wird, um auch bei einem späteren Zugriff auf die aktuellste Version zugreifen zu können.
Escrow Agreement: Ja oder Nein?
Ein Software Escrow Agreement ist besonders sinnvoll, wenn die Software geschäftskritisch ist und der Kunde auf die fortlaufende Unterstützung und Funktionsfähigkeit angewiesen ist. Ein weiterer Fall, in dem Escrow wichtig wird, ist, wenn beim Softwareanbieter Konkursgefahr besteht oder die Wartung der Software nicht mehr gewährleistet werden kann.
Allerdings gibt es auch Fälle, in denen es möglich ist, ohne ein Escrow Agreement auszukommen, insbesondere bei geringeren Risiken und bei Softwarelösungen, die weniger geschäftskritisch sind. Hier können die Parteien allenfalls direkt eine Vereinbarung treffen, ohne den zusätzlichen Schritt der Escrow-Hinterlegung.
Welches ist der richtige Escrow Agent?
Es gibt verschiedene Dienstleister, die Escrow Agent Services anbieten. Der richtige Dienstleister muss anhand der konkreten Umstände ausgewählt werden. Eine Checkliste für die Auswahl des richtigen Escrow Agents kann per E-Mail an uns bestellt werden. Bestellung Checkliste Auswahl Escrow Agent.
Fazit und Take-Away
Ein Software Escrow Agreement bietet für Kunden viele Vorteile, insbesondere in Fällen, in denen die Software geschäftskritisch ist oder bei grösseren Investitionen. Die wichtigste Absicherung besteht darin, dass vertragliche Regelungen präzise und klar formuliert sind und die Nutzung des Quellcodes im Notfall umfassend abgesichert wird. Die Kunden sollten insbesondere sicherstellen, dass sie im Falle eines Escrow-Zugriffs auf die aktuellste Version der Software zugreifen können.
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Implementierung von Software Escrow - Schritt für Schritt Anleitung
