Die verschiedensten Regelungsmöglichkeiten im Bereich von Softwareangeboten führen dazu, dass ein Unternehmen aktiv entscheiden muss, wie es die Kundenbeziehung rechtlich gestalten will. Eine klare Analyse des eigenen Angebots und der Preisgestaltung bildet die wichtigste Grundlage für die Ausgestaltung der Kundenterms.
1. Die Flut von möglichen Terms und Vertragsdokumenten
Softwareunternehmen benötigen für die Regelung der rechtlichen Beziehung zu ihren Kunden Vertragsdokumente.
Es gibt sehr viele verschiedene vertragliche Dokumente, die unter verschiedensten Bezeichnungen verwendet werden. Dazu gehören: Terms of Service (ToS), Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), Datenschutzerklärungen, SaaS-Verträge, Applikationsnutzungsverträge, Service Level Agreements (SLA), Wartungsverträge, Supportverträge und Auftragsdatenverarbeitungsverträge.
In der Flut von möglichen Dokumenten und Regelungsbereichen ist es wichtig eine für das Unternehmen sinnvolle Lösung zu finden.
2. Vorgehen als Unternehmen
Um sicherzustellen, dass die für dein Unternehmen relevanten rechtlichen Aspekte abgedeckt sind, sollten Unternehmen folgende Schritte einhalten:
1. Analyse des Geschäftsmodells: Zu Beginn ist eine saubere Analyse des eigenen Geschäftsmodells notwendig, d.h. genaue Definition der Leistung die dem Kunden angeboten wird.
2. Definition Kundenkategorien: Für diverse Bestimmungen und die Gültigkeit von verschiedenen Regelungen ist entscheidend, welche Kategorien von Kunden angesprochen werden. Insbesondere ist zu entscheiden, ob die Software B2B, B2C oder für beides angeboten wird und ob es Unterschiede im Angebot gibt.
3. Hauptleistungspflichten: Anschliessend empfiehlt es sich die Hauptleistungspflichten (insb. welche Funktionen werden für welchen Preis angeboten) pro Kundenkategorie zu definieren.
4. Standardthemen: Erst dann sollte man sich den weiteren rechtlichen Themen widmen, welche typischerweise die folgenden sind:
a. Wartung und Update der Software
b. Verfügbarkeit und Support
c. Rechte an Daten (Input, Output)
d. Umgang mit Personendaten (Thema Datenschutz)
Ob alles in einem Dokument abgehandelt wird oder in mehreren, mit oder ohne Anhänge, und wie die Dokumente bezeichnet werden, spielt dabei nicht die zentrale Rolle. Entscheidend ist aber ein klarer und verständlicher Aufbau – dies sowohl für die Kunden als auch für den Anbieter der Software.
5. Weitere Aspekte: Datenschutz und allfällige branchenspezifischen regulatorische Themen (z.B. Finanzmarktregulierungen bei FinTech-Softwarelösungen) müssen parallel oder vorgängig beleuchtet werden.
6. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Das Angebot von Softwareunternehmen ändert sich mit der Zeit und die rechtlichen Rahmenbedingungen können sich ebenfalls ändern. Deshalb ist es wichtig, die Vertragsdokumente regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
3. Hinweise zu den einigen Regelungsbereiche
Die Regelungsbereiche von Kundenverträgen von Softwareunternehmen lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen, die sowohl für B2B- (Business-to-Business) als auch für B2C- (Business-to-Consumer) Beziehungen relevant sind:
IP, Daten, Datenschutz: Hier geht es um den Schutz geistigen Eigentums, den Umgang mit Daten und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften. Es muss klar geregelt sein, wer die Rechte an der Software und den damit erzeugten Daten besitzt und wie diese geschützt und verarbeitet werden. Im Rahmen von KI-Lösungen ist besonders die Unterscheidung zwischen Input- und Output-Daten zu berücksichtigen und es sind Regelungen für die Weiterentwicklung von KI-Software anhand der Daten zu treffen.
Service Levels, Wartung, Support: Service Level Agreements definieren die erwartete Leistungsebene, häufig einschliesslich Verfügbarkeit und Wartungsfenstern, sowie die Bedingungen für Supportleistungen. Die Ausgestaltung von Service Level Agreements und entsprechenden Regeln sind je nach anbietendem Unternehmen äusserst unterschiedlich. Die Anbieter haben grundsätzlich viel Gestaltungsspielraum, weshalb die Kundenerwartungen hier besonders zu berücksichtigen sind. Aus unternehmerischer Sicht nicht zu vergessen ist, ob/wieviel Service Leistungen kosten oder ob diese im Preis für die Nutzung inbegriffen sind oder separat zu bezahlen sind.
Haftung: Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Regelung der Haftung. Hier muss geklärt werden, in welchem Umfang der Anbieter für eventuelle Schäden oder Ausfälle verantwortlich ist. In diesem Zusammenhang ist besonders wichtig die Funktionalitäten der Software genau zu kennen und zu beschreiben (und allenfalls auch darauf aufmerksam zu machen, was die Software gerade nicht kann).
Spezifische Bestimmungen je nach On Premise oder SaaS: Auch wenn die meisten Software-Lösungen in jüngerer Zeit als Software-as-a-Service angeboten werden, so gibt es doch immer noch (vor allem in gewissen Branchen) On-Premise Lösungen. Die rechtlichen Regelungen insb. betr. Lizenz und Wartung/Support müssen unterschiedlich ausgestaltet werden, je nachdem wie die Software dem Kunden angeboten wird.
