Arbeitsverträge und häufig auch ein Personalreglement gehören zu den Alltagsinstrumenten in jedem Unternehmen. Ein gutes Team lässt sich nicht über rechtliche Dokumente formen und führen, aber mit den richtigen Instrumenten lassen sich die rechtlichen Grundlagen passend für das Unternehmen gestalten und kann sich das Unternehmen vor unnötigen Risiken absichern. Die folgenden Tipps helfen, die richtigen Instrumente im HR zu verwenden und rechtliche Stolperfallen zu vermeiden.
Schriftlichkeitsvorbehalt im Arbeitsvertrag
Ein Arbeitsvertrag kann grundsätzlich formlos entstehen. Für bestimmte Regelungen, die von den gesetzlichen Bestimmungen abweichen, ist jedoch ein Schriftlichkeitserfordernis vorgeschrieben. Dies bedeutet, dass die entsprechenden Vereinbarungen mit einer handschriftlichen Unterschrift oder einer Qualifizierten Elektronischen Unterschrift (QES) unterzeichnet werden müssen. Ein eingescanntes Unterschriftsbild oder eine Signatur über Dienste wie DocuSign oder Scribble reicht in diesen Fällen nicht aus. In der Praxis enthalten fast alle Arbeitsverträge Klauseln, die handschriftlich (oder mit QES) unterzeichnet werden müssen.
Wir empfehlen spätestens beim Arbeitsstart den Arbeitsvertrag handschriftlich (oder mit QES) von beiden Seiten zu unterzeichnen. Viele unserer Kunden (und wir bei Lex Futura übrigens auch) handhaben dies so, dass der Arbeitsvertrag durch Austausch von Scankopien per E-Mail abgeschlossen wird und bereits ein Feld eingefügt wird, wo die handschriftliche Bestätigung beim Arbeitsstart vorgesehen wird. Eine Vorlage für die Unterschriftenseite stellen wir gerne zur Verfügung (schick uns kurz ein Mail).
Personalreglement – ja / nein
Ein Personalreglement lohnt sich ab einer gewissen Anzahl Mitarbeitende (ca. 20) und insbesondere dann, wenn ein Unternehmen klare interne Standards definiert hat und diese einheitlich umsetzen will. Andernfalls kann ein Personalreglement dazu dienen, im HR während der Erstellung des Reglements die internen Standards zu entwickeln. Detailliertere Infos findest du auf unserem YouTube-Kanal.
Überstunden klar kommunizieren
Arbeitgeber sollten beachten, dass Überstunden gemäss Gesetz mit einem Zuschlag von 25% auszuzahlen sind, sofern keine anderweitige schriftliche Regelung getroffen wurde. Um Flexibilität für Arbeitgeber zu gewährleisten, empfiehlt es sich, dies im Arbeitsvertrag oder einem Personalreglement klar zu regeln. Eine Arbeitgeberin kann zum Beispiel schriftlich vorsehen, dass Überstunden durch Freizeit zu kompensieren sind oder ganz wegbedungen werden.
Verlängerung der Probezeit schriftlich festhalten
Möchte ein Unternehmen die Probezeit von einem auf drei Monate verlängern, muss dies schriftlich vereinbart werden. Es handelt sich um ein Schriftlichkeitserfordernis wie eingangs erwähnt. Fehlt eine solche schriftliche Vereinbarung, gilt nach Gesetz eine Probezeit von einem Monat.
Rechte an geistigem Eigentum schriftlich regeln
Für die Regelung von geistigem Eigentum, insbesondere bei Softwareentwicklungen, ist Vorsicht geboten. Ohne schriftliche Vereinbarung hat die Arbeitgeberin lediglich ein exklusives Nutzungsrecht, die Urheberrechte bleiben jedoch beim Mitarbeitenden. Möchte die Arbeitgeberin sicherstellen, dass die Urheberrechte ebenfalls übertragen werden sind klare, schriftliche IP-Klauseln ein Muss.
Ferienlohn für Stundenlöhner korrekt ausweisen
Grundsätzlich ist der Lohn auch während Ferienabwesenheit zu bezahlen (auch bei Angestellten im Stundenlohn). Bei Mitarbeitenden im Stundenlohn kann der Ferienlohn aber auch laufend mit dem Basisstundenlohn ausbezahlt werden. Wichtig ist jedoch, dass der Ferienlohnanteil in Prozent (z.B. 10.64% bei fünf Wochen Ferien) im Arbeitsvertrag sowie auch auf der Lohnabrechnung separat ausgewiesen wird. Fehlen diese Angaben, riskieren Arbeitgeber rechtliche Streitigkeiten.
Klare Regeln für Homeoffice
Mit der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice ist es essenziell, klare Regelungen zu den Themen wie Arbeitszeiten, Kostenübernahmen und Datenschutz im Arbeitsvertrag oder einem Personalreglement zu definieren.
Fringe Benefits: Verbindliche und unverbindliche Leistungen unterscheiden
Fringe Benefits, wie etwa Vergünstigungen oder Zusatzleistungen, müssen klar in verbindliche und unverbindliche Leistungen unterteilt werden. Werden unverbindliche und freiwillige Benefits ohne Vorbehalt von der Arbeitgeberin regelmässig gewährt, kann daraus eine rechtliche Verpflichtung entstehen.
Bonuszahlungen mit Bedacht handhaben
Wird ein von der Arbeitgeberin erteilter Bonus regelmässig in gleicher Höhe ausbezahlt, kann dies dazu führen, dass sie rechtlich dazu verpflichtet wird, den Bonus auch in Zukunft auszuzahlen. Um dies zu vermeiden, sollte im Arbeitsvertrag explizit ausgestaltet werden, dass es sich um eine freiwillige Leistung im Ermessen der Arbeitgeberin handelt. Diese Regelung alleine genügt aber nicht, es müssen zudem Prozesse bestehen, die verhindern, dass regelmässig die gleichen Boni ausgezahlt werden.
13. Monatslohn sinnvoll gestalten
Der 13. Monatslohn ist immer wieder ein Thema und kann in seiner Höhe sowie dem Zeitpunkt der Auszahlung frei vereinbart werden. So kann zum Beispiel festgelegt werden, dass der 13. Monatslohn erst ab erfolgreich absolvierter Probezeit oder im Juli statt November, usw. ausbezahlt wird. Aber Achtung: Wurde ein 13. Monatslohn vertraglich einmal zugesichert, besteht grundsätzlich Anspruch darauf und bei einer unterjährigen Kündigung muss er pro rata ausbezahlt werden.
Wochenend- und Nachtarbeit: Bewilligungen nicht vergessen
In der Schweiz ist für die Beschäftigung von Mitarbeitenden an Sonntagen oder während der Nachtzeit eine Bewilligung erforderlich. Diese muss vorab eingeholt werden. Für gelegentliche Abendeinsätze bis 23.00 Uhr, reicht es hingegen aus, die Mitarbeitenden im Voraus zu informieren. Einsätze an Samstagen sind grundsätzlich unproblematisch. Wichtig ist, dass in diesem Fall die wöchentlichen freien Tage der Mitarbeitenden eingehalten werden, damit sie den gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit und Erholung entsprechen.
Fazit
Eine saubere und rechtskonforme HR-Praxis ist nicht nur für die Rechtssicherheit, sondern auch für ein gutes Verhältnis zwischen Arbeitgeberin und Mitarbeitenden entscheidend. Indem Unternehmen die oben genannten Punkte beachten, können sie unnötige rechtliche Risiken vermeiden und gleichzeitig professionelle Standards setzen. Um Klarheit in der Welt des Arbeitsrechts zu schaffen, bieten wir in unseren Fixpreisprodukten Vorlagen zu unterschiedlichen Arbeitsverträgen, einem Personalreglement sowie einem Mitarbeiterhandbuch an, welche gemeinsam mit uns passend zum jeweiligen Unternehmen erarbeitet werden können.
