Die Generalversammlung einer Schweizer Aktiengesellschaft ab dem Jahr 2023

Das per 01. Januar 2023 in Kraft tretende neue Schweizer Aktienrecht erhöht die Flexibilität des Verwaltungsrats betreffend die Durchführung der Generalversammlung. Die Generalversammlung ist nicht mehr zwingend als Präsenzversammlung durchzuführen, sondern es sind Generalversammlungen mit verschiedenen Tagungsorten, hybride Generalversammlungen, rein schriftliche Generalversammlungen oder sogar vollständig virtuelle Versammlungen zulässig.

Im nachfolgenden Beitrag werden die wesentlichen Aspekte der verschiedenen Durchführungsmöglichkeiten erläutert und auf Besonderheiten hingewiesen.

I.  Generalversammlung mit schriftlicher Stimmabgabe (Art. 701 Abs. 3 nOR)

Ab 2023 kann eine Generalversammlung ohne Einhaltung der Vorschriften für die Einberufung abgehalten werden, wenn die Beschlüsse auf schriftlichem Weg auf Papier oder in elektronischer Form erfolgen und sofern nicht ein Aktionär oder dessen Vertreter die mündliche Beratung verlangt.

Möglich sind folgende Varianten:

• Urabstimmung: Bei der Urabstimmung erhalten die Berechtigten vorgedruckte Formulare als Abstimmungsunterlagen zugestellt. Die ausgefüllten Stimmzettel geben sie innert Frist bei einer zentralen Stelle ab oder sie senden sie an deren Adresse, wo diese ausgezählt und im sog. Erwahrungsbeschluss festgehalten werden. Die entsprechende Beschlussfassung ist dann gültig.
• Zirkularbeschluss: Beim Zirkularbeschluss senden die Beteiligten das antizipierte Ergebnis mit einem vorgefertigten Protokoll an die übrigen Aktionärinnen. Im Unterschied zur Urabstimmung können die Aktionärinnen bei diesem Verfahren nicht zwischen mehreren Entscheidungsmöglichkeiten auswählen, sondern nur das antizipierte Ergebnis annehmen.

Bei einer Generalversammlung mit schriftlicher Stimmabgabe ist es – anders als bei einer Universalversammlung – nicht notwendig, dass alle Aktionäre an der schriftlichen oder elektronischen Beschlussfassung teilnehmen. Die Anforderungen an den schriftlichen Beschluss sind daher weniger streng als an eine Universalversammlung.

Schriftlich bedeutet schliesslich gemäss wohl herrschender Lehre, dass die Stimme auch dann gültig ist, wenn sie per E-Mail abgegeben wird. Eine eigenhändige Unterschrift ist m.E. nicht nötig.

II. Generalversammlung an verschiedenen Tagungsorten (Art. 701a Abs. 3 OR)

Wenn auch bereits nach bisherigem Recht sog. multilokale Generalversammlungen nach wohl herrschender Lehre als zulässig erachtet wurden, sieht Art. Art. 701a Abs. 3 nOR neu ausdrücklich vor, dass eine Generalversammlung an verschiedenen Orten gleichzeitig durchgeführt werden kann. Die Voten der Teilnehmer müssen in diesem Fall unmittelbar in Bild und Ton an sämtliche Tagungsorte übertragen werden.

Zulässig ist damit die Durchführung einer Generalversammlung an zwei oder mehr Tagungsorten. Ist der Tagungsort ausschliesslich im Ausland, müssen die Statuten ausdrücklich vorsehen, dass eine Generalversammlung im Ausland zulässig ist (siehe Abschnitt III.).

III. Generalversammlung im Ausland (Art. 701b Abs. 3 OR)

Eine Generalversammlung, welche nur im Ausland stattfindet, ist zulässig, wenn die Statuten dies vorsehen und der Verwaltungsrat in der Einberufung einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnet.

Bei Gesellschaften, deren Aktien nicht an einer Börse kotiert sind, kann der Verwaltungsrat auf die Bezeichnung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters verzichten, sofern alle Aktionäre damit einverstanden sind. Falls die Modalitäten der Zustimmungseinholung nicht durch die Statuten bestimmt sind, hat sie der Verwaltungsrat festzusetzen.

Die Generalversammlung kann auch an mehreren Tagungsorten im Ausland oder an mehreren Tagungsorten in der Schweiz und im Ausland durchgeführt. Wenn die GV auch in der Schweiz durchgeführt wird, liegt keine Generalversammlung im Ausland nach Art. 701b Abs. 3 nOR vor.

Die Einführung einer entsprechenden statutarischen Grundlage zur Durchführung einer Generalversammlung im Ausland bedarf eines qualifizierten Doppelquorums mit zwei Dritteln der vertretenen Stimmen und der absoluten Mehrheit der vertretenen Aktiennennwerte (Art. 704 Abs. 1 Ziff. 1 nOR). Die Statuten können entweder den ausländischen Tagungsort festlegen oder den Verwaltungsrat zu dessen Bezeichnung ermächtigen.

IV. Die hybride Generalversammlung (Art. 701c nOR)

Eine hybride Generalversammlung ist eine Mischung aus Präsenz- und virtueller Versammlung. Dabei findet eine herkömmliche Generalversammlung mit physischem Tagungsort statt, bei der die Aktionäre wahlweise remote oder physisch vor Ort teilnehmen können. Der Tagungsort kann in der Schweiz oder im Ausland liegen. Aktionäre, die nicht an einem Tagungsort anwesend sind, können ihre Rechte auf elektronischem Weg ausüben.

Die Mitglieder schalten sich in diesem Fall entweder per Telefon oder audiovisuell dazu und üben ihre Mitgliedschaftsrechte in Bild und Ton aktiv oder passiv aus. Entscheiden sich alle Teilnehmer für eine elektronische Teilnahme, liegt materiell eine virtuelle Generalversammlung vor.

Solange jedoch eine physische Teilnahme möglich ist, fällt die Generalversammlung unter Art. 701c nOR und nicht unter Art. 701d nOR, der die «eigentliche» virtuelle Generalversammlung regelt und hierfür eine statutarische Grundlage vorsieht.

V. Die virtuelle Generalversammlung (Art. 701d nOR)

Eine rein virtuelle Generalversammlung findet ohne physischen Tagungsort gänzlich im digitalen Raum statt. Sie ist zulässig, wenn die Statuten dies vorsehen und der Verwaltungsrat in der Einberufung einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnet. Bei Gesellschaften, deren Aktien nicht an einer Börse kotiert sind, können die Statuten vorsehen, dass auf die Bezeichnung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters verzichtet werden kann.

Der Beschluss für die entsprechende Statutenänderung und Einführung der virtuellen Generalversammlung kann mit einer einfachen Mehrheit der vertretenen Aktienstimmen gefasst werden. Nicht börsenkotierte Gesellschaften können mit dem qualifizierten Doppelquorum von zwei Dritteln der vertretenen Stimmen und der Mehrheit der vertretenen Aktiennennwerten auf den unabhängigen Stimmrechtsvertreter verzichten.

VI. Die Einberufung der Generalversammlung (Art. 626 Abs. 1 Ziffer 7 i.V.m. 699a und 700 nOR)

Im Grundsatz ist die Generalversammlung in der die durch die Statuten vorgeschrieben Form einzuberufen (Art. 626 Abs. 1 Ziff. 7 OR und Art. 700 Abs. 1 nOR). Dabei kann die Gesellschaft die Art und Weise der Einberufung frei wählen. Auch eine Einberufung auf elektronischem Weg ist möglich.

Der Verwaltungsrat kann die Verhandlungsgegenstände in der Einberufung nur summarisch darstellen, sofern er den Aktionären weiterführende Informationen «auf anderem Weg» zugänglich macht (Art. 700 Abs. 4 nOR). Zusätzlich hält Art. 699a nOR fest, dass den Aktionären der Geschäftsbericht und die Revisionsberichte mindestens 20 Tage vor der Generalversammlung zugänglich gemacht werden muss. Im Rahmen der Statuten kann der Verwaltungsrat zudem frei entscheiden, in welcher Form er den Aktionären den Geschäftsbericht und die Revisionsberichte zugänglich macht. Sofern die Unterlagen nicht elektronisch zugänglich sind, kann jeder Aktionär verlangen, dass ihm diese rechtzeitig zugestellt werden. Ein gesetzlicher Anspruch auf Zustellung schriftlicher Unterlagen besteht aber nicht, sofern der elektronische Zugang gewährleistet ist.

VII. Handlungsbedarf für bestehende Gesellschaften

Im Zusammenhang mit der Durchführung von Generalversammlungen sind die bestehenden Statuten insbesondere auf folgenden Anpassungsbedarf zu prüfen:  

• Anpassung der Statutenbestimmung, welche die Form der Einberufung einer Generalversammlung regelt (Art. 626 Abs. 1 Ziff. 7 i.V.m. Art. 700 nOR)
• Einführung einer Statutenbestimmung, welche die Durchführung einer Generalversammlung im Ausland und die Frage, ob ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter bezeichnet werden muss regelt (Art. 701b OR)
• Einführung einer Statutenbestimmung, welche die Durchführung einer Generalversammlung mit elektronischen Mitteln und ohne Tagungsort vorsieht und die Frage regelt, ob ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter bezeichnet werden muss (Art. 701d OR)

Die Anpassung der Statuten an das neue Aktienrecht ist übrigens bereits im Jahr 2022 möglich. Dabei sind sog. terminierte Statutenänderungen gemäss den Anweisungen in der Praxismitteilung EHRA 1/22 vom 17. Januar 2022 zu verwenden.

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